Management of the complex

Quản lý toà nhà là gì?

Ngành quản lý bất động sản, quản lý tòa nhà là một ngành kinh doanh dịch vụ tuân theo quy trình khoa học nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ của một tòa nhà từ phần cứng như kết cấu, kiến trúc, hệ thống PCCC, thang máy, điện, nước cho đến các tiện ích như vệ sinh, cây xanh và các dịch vụ giá trị gia tăng khác: cho thuê, quản lý nhân công, giải quyết những tranh chấp giữa các khách hàng...”.

Quản lý tòa nhà sẽ cung cấp dịch vụ, nhân công, theo dõi họ thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà để tòa nhà hoạt động tốt, kinh doanh hiệu quả cao, mỗi người đảm trách một mảng riêng, theo dõi, hệ thống giúp người quản lý cao nhất biết được chi tiết sửa chữa, nhu cầu của từng khách hàng.

Quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: Đảm bảo an ninh, trật tự; Dịch vụ vệ sinh; Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động; Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; Marketing… Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp. Chính vì vậy, công việc của những đơn vị quản lý là giúp đảm mọi mọi hoạt động của toà nhà nói chung và chung cư, văn phòng nói riêng được vận hành trơn tru, ổn định và chất lượng tốt nhất.

1. Quản lý tòa nhà văn phòng

Quản lý toà nhà văn phòng được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý toà nhà, nhằm vận hành mọi hoạt động trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi và an toàn nhất. Giúp khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà cảm thấy thoải mái, dễ dàng khai thác hiệu quả nhất.


Vì thế, việc vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng góp phần mang đến giá trị bất động sản cho tòa nhà. Chất lượng ảnh hưởng đến tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác đến thuê.

2. Quản lý tòa nhà chung cư

Quản lý toà nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến toà nhà nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống tại chung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh nhất.



Một chung cư sẽ là một cộng đồng với hàng trăm, hàng ngàn cư dân sinh sống. Mỗi cư dân sẽ có những nhu cầu khác nhau, chính vì thế để đáp ứng được tất cả là một điều hầu như không thể. Đôi khi nó được ví von như “làm dâu trăm họ”, để mọi người có thể dễ hình dung hơn những khó khăn đó.

Chỉ cần một bức xúc nhỏ của cư dân, như bóng điện bị cháy hay đường ống nước bị tắc và nhân viên kỹ thuật chưa kịp thời hỗ trợ, cũng rất dễ trở thành “đốm lửa” làm bùng phát các mâu thuẫn khác, lâu ngày dễ dẫn đến những tranh chấp không đáng có. Chính vì vậy, rất cần có một đơn vị quản lý chuyên nghiệp để vận hành và nâng cao giá trị sống của cư dân cũng như giá trị bất động sản.

Công việc của quản lý toà nhà

Quản lý toà nhà – một công việc đòi hỏi cần phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ và trách nhiệm nghề nghiệp cao.
Công việc quản lý tòa nhà bao gồm quy trình kiểm soát các dịch vụ, thực hiện công việc có trong toà để tòa nhà được vận hành cách tốt nhất, đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể.

Ngành quản lý bất động sản, quản lý tòa nhà bao gồm:

- Quản lý tài chính: Ban quản lý toà có trách nhiệm quản lý tài chính một cách rạch ròi và minh bạch nhất, chi trả cho mọi khoảng chi phí hoạt động trong toà nhà.
- Quản lý nhân sự: Ban quản lý nhân sự có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của từng nhân viên để đảm bảo công việc được đề ra, để có những biện pháp xử phạt và khen thưởng xứng đáng.
- Quản lý khách hàng: Ban quản lý khách hàng có nhiệm vụ chăm sóc mọi đối tượng khách hàng, giải quyết những nhu cầu và thắc mắc một cách chính xác nhất đều là công việc của bộ phận quản lý khách hàng. Cần phải làm mọi cách để luôn đem đến sự hài lòng và giữ chân khách hàng bằng mọi cách.
- Bảo trì kỹ thuật: Trong toà nhà có rất nhiều thiết bị kỹ thuật cần được phải kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống.

Quy trình quản lý toà nhà

Quy trình quản lý toà nhà sẽ giúp cho mọi hoạt động của toà nhà diễn ra mật thiết hơn, các quy trình sẽ được vận dụng theo từng giai đoạn thích hợp vào các hoạt động quản lý, điều hành nhằm đảm bảo toà nhà luôn được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng. Quy trình quản lý toà nhà bao gồm:

- Quản lý hợp đồng

Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
Quy trình thu tiền thuê
Quy trình thu tiền dịch vụ
Quy trình thanh lý hợp đồng

- Quy trình khách hàng

Quy trình quản lý và sử dụng phòng
Quy trình đánh giá sự thoả mãn của khách hàng
Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng
Quy định quản lý tài sản của khách hàng
Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng
Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của toà nhà

- Quy trình an ninh

Nội quy phòng cháy, chữa cháy của toà nhà
Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy
Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
Quy trình giữ xe (ô tô, gắn máy, xe đạp)

- Quy trình vận hành kỹ thuật

Quy trình sữa chữa, bảo trì toà nhà
Quy trình bảo trì các công trình xây dựng
Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,..

- Quy trình vệ sinh

Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại toà nhà
Quy định quản lý rác thải trong và ngoài toà nhà

Các quy định về quản lý toà nhà

Theo quy định tại điều 73 tại Bộ luật nhà ở, các doanh nghiệp quản lý vận hành toà nhà cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý toà nhà phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và vận hành toà nhà. Đơn vị quản lý chung cư phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy thường xuyên.
Các thành viên trong ban Giám đốc và cán bộ làm việc tại các phòng ban – các bộ phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc, đồng thời cần có giấy chứng nhận đã hoàn thành khoá học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của Nhà nước.